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内定辞退の連絡はメールのみでOK?メールの書き方と伝え方のポイント

「内定辞退ってメールで送って大丈夫なの?」
「内定辞退メールの書き方が分からない…」

複数内定を保持している就活生にとっては悩める問題かと思います。

この記事では内定辞退メールの方法について詳しく解説しています。

この記事を読んで内定辞退メールの書き方をマスターしましょう!

1.内定辞退をメールでしても問題ないのか

この章では内定辞退はメールで可能なのか詳しく解説していきます。

(1)そもそも内定辞退はメールでOK?

内定辞退を報告する方法としてメールを利用するケースが一般的になってきています。

特に大量採用を行っている企業の採用活動では、1人1人電話で対応することは困難ですので、メールでやり取りする方がかえってありがたいと考えている企業も多くあります。

ですので、時間をかけて選考を進め、たくさんの応募者の中からあなたが自社の社員にふさわしいという判断を下し、内定を出して下さった企業に対してきちんとしたメールで送れば問題ないと考えられます。

一方で、企業側から内定を頂いたのに、メールだけでの報告は失礼だという声も残っており、また、メールを出すタイミングやメールの内容によっては失礼にとらえかねないケースもあるので注意が必要です。

(2)伝えるタイミングはいつがベスト?

内定辞退メールを送るタイミングは早ければ早いほうが良いです。

基準としては内定通知を受け取ってから最低でも1週間以内に返事をするのが一般的です。

もちろん、法的には就業開始の2週間前まで辞退連絡することは可能ですが、企業側も採用人数の確保や内定者に合わせた研修の準備がありますので、あまりに遅い連絡をすると企業側に対して大きく迷惑がかかってしまいます。

ですので、複数内定を持っており、内定承諾や辞退に時間をかけたい場合は内定保留の検討の電話やメールを担当者の方に伝えておく必要があります。

以下の記事でも内定保留について詳しく解説しているのでぜひ参考にしてみて下さい。

【内定の保留期間ってどのくらい?】保留期間を伸ばす方法とトラブルの対処法について紹介

2020.12.08

2.内定辞退メールのポイントと例文


この章では内定辞退のポイントと例文を紹介します。

(1)内定辞退メールのポイント

内定辞退メールのポイントは以下になります。

内定辞退メールのポイント
    • 結論ファーストで伝える
    • 件名で内容が分かるようにする
    • 電話で伝えられなかったことを謝罪する

以下で詳しく解説します。

#1:結論ファーストで伝える

辞退のメールは結論ファーストで伝えましょう。

まずは、一緒に働くことを心待ちにしていた企業に対して、選考・内定に対してのお礼を伝えます。

その後、お礼の直後で心苦しさを感じるかもしれませんが、その後に内定辞退の旨を伝えます。

結論部分を先延ばしすると、回りくどいメールになってしまうため、内定を辞退するという結論を始めに伝え、その後に経緯や理由を説明すると、読みやすい文章になるでしょう。

#2:件名で内容が分かるよう完結に記載する

2つ目は件名で内容が分かるようにしましょう。

企業担当者のメールボックスには日々たくさんのメールが届いていますので、あなたのメールがその中に埋もれてしまう可能性もあります。

「内定辞退のご連絡(名前)」のように一目で要件がわかる簡潔な件名が望ましいといえます。

#3:電話で伝えられなかったことを謝罪する

3つ目は辞退という結果について、その連絡がメールとなってしまった点についてのお詫びをしましょう。

内定辞退はやはり電話や直接伝えることに越したことはないですが、企業によってはメールだけだと失礼だ感じる人もいるでしょう。

そのため、対面や電話で伝えるのが本来すべき内定辞退の方法であるところ、メール連絡となってしまった点についても、併せて誠心誠意お詫びすることは重要です。

(3)内定辞退メール例文

内定辞退メールの例文は以下になります。

メールでの例文

【件名】
内定辞退のご連絡(〇〇大学〇〇学部〇〇〇〇)

【本文】
〇〇株式会社
採用ご担当
〇〇様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の〇〇でございます。

この度は、内定のご連絡をいただき誠にありがとうございました。

このような喜ばしいなお知らせをいただいておきながら誠に恐縮なのですが、今回の内定を辞退することにいたしました。

実は、就職活動するにあたって自分の適性を見つめ直した結果、別の企業とのご縁を感じ、そちらに入社することを決心したのでございます。

お忙しい中、選考していただいたにも関わらず、このような形になってしまい、誠に申し訳ございません。

本来であれば貴社にお伺いして直接お詫びすべきところですが、取り急ぎお伝えするためにメールでご連絡いたしました。

何卒、ご容赦いただきたく存じます。

末筆ながら、貴社の益々の反映を心よりお祈りいたします。

———————————
名前
郵便番号
住所
電話番号
メールアドレス
———————————

上記を参考に内定辞退メールを作成していきましょう、

また、内定辞退の理由ごとの例文を紹介していますので参考にしてみて下さい。

【理由ごとに例文紹介】内定辞退に使える理由5選と伝え方のポイント

2020.08.05

3.内定辞退メールに関するトラブルと対処法

この章では内定辞退メールに関するトラブルと対処法について解説します。

(1)メールを送った後執拗に引き止められる

辞退メールを送った後、採用担当者の方から執拗に止められることがあります。

採用担当者が引き止めようするのもしっかりとした理由があります。

お金と時間を費やし、やっとの思いで採用人数を埋めたにも関わらず内定辞退されたら、空いた枠を再度埋めないといけません。

また最初から、エントリーした人とやりとり書類選考面接日調整・面接実施入社までの手続きや準備などをしないといけません。

企業にとって負担になるため、内定辞退をしつこく引き止めするのです。

対処法:電話もしくは直接内定辞退理由をはっきり伝える

直接言いづらいという理由で、メールで辞退することを伝えたい就活生もいるとは思いますが、勇気を持って電話ではっきりと伝える方が効果的です。

「申し訳ないですが今回は辞退します。私の意思は固まっていて入社する気持ちはありません。待たせると先方に迷惑がかかるので、その旨お伝え下さい。」といえば引き下がってくれるでしょう。

それでも、内定辞退を伝えても連絡がしつこい場合、はっきりと「私の気持ちは変わりませんので、この件での連絡は控えてもらえませんか?」と伝えてみて下さい。

内定辞退は就活生にとっても正当な権利なため、はっきり伝えることが重要です。

(2)届いていないと言いがかりを付けられる

辞退メールが届いていないといいがかりをつけられることがあります。

何度も説明していますが、特段企業から指定がない限りメールだけ内定を辞退することは可能です。

しかし、それだけでは相手が悪質な企業の場合、「メールなんか届いてないですよ!」などという言いがかりをつけられ、トラブルの種になりかねませんので、届いてから返信が来るか確認することも重要です。   

対処法:メールはしっかりと残しておく

メールは送信した後消さずに必ず残しておきましょう。

後日、もし届いていないのと指摘されても残しておいたメールを再度送信し、確認してもらうことで会社側が「内定辞退の連絡なんか聞いてないですよ」とは言いにくくなると思います。

ですが、最も避けるべきなのが、会社との連絡を絶って音信不通になることです。

普通の会社であっても、その後の事務処理や追加採用の計画にも関わることですので、本命への内定が決まったら気軽に連絡をして欲しいと思います。

まとめ

この記事では内定辞退の方法について解説して来ました。

多くの企業は、採用活動に時間やコストと労力をかけています。

選考過程でやり取りを重ね、何度も顔を合わせる中で、担当者はあなたについて知り、人間性に興味をもったり入社後の活躍に期待をしていたはずです。

ですので、この記事で紹介した辞退メールの例文などを参考に失礼のないよう、気持ち良く就活を終えるようにしましょう。

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