【マナー5選】上手な内定の断り方を成功&失敗談つきで徹底解説!

「どのようにすれば内定を上手に断ることができるのだろう?」
「内定を断る際のマナーが知りたい!」

このように、内定の断り方について悩みを抱えていませんか?

実は、内定の断り方には5つの押さえておくべきマナーがあり、それらを抑えることが出来れば何も不安に思う必要はないんです。

この記事では内定を断る際の押さえておくべきマナー、手段別の断る際の例文、実際の先輩たちの内定辞退の成功&失敗談を紹介します。

この記事を読めば、内定の上手な断り方についての理解が深まり不安が減ること間違いなしです!

1.内定を断るときに押さえるべきマナー5選

ここでは、内定を断る際に押さえておくべきマナーを5つ紹介します。

どれも基本的なポイントですので、とても簡単に押さえることができます。

電話で?メールで?」といった細かいけれど気になるポイントについても紹介します。

ここをしっかり押さえることができれば、内定を断るときのマナーについてはばっちりですよ!

(1)基本的には電話で伝える

内定を断るときの連絡手段にはなるべく電話を用いましょう。

電話で内定辞退の連絡をすることで、文面だけでは伝えることのできないあなたの誠実さや申し訳なさといった感情をリアルに伝えることができます。

企業は時間と労力をかけてあなたを選んでくれていたので、そこに対して感謝やお詫びを伝えることはとても重要です。

担当者と連絡がつかない場合はメールでも問題ありませんが、メールだと何らかの理由で送信されない・相手が気づかないといった可能性があります。

その場合は、再度メールを送るかもう一度電話で連絡するとより誠意を伝えることができます。

内定を断るときの連絡手段は、特に理由がない限り電話にするのがベターです。

企業からの電話の出方について詳しく知りたい方は以下の記事を参考にしてください。

【例文あり】就活の企業からの電話の出方をわかりやすく徹底解説!

2021.05.01

(2)なるべく早く

内定を断る気持ちが固まったらなるべく早く連絡をすることが大事です。

内定辞退の連絡を遅らせてしまうと、再び採用活動をしなければならない企業に大きな迷惑がかかってしまうからです。

さらに、連絡が遅くなるにつれて企業にとっては採用スケジュールが圧迫されるだけでなく就活市場から優秀な学生が減少していくことに繋がります。

具体的には、内定通知をもらってから遅くても1週間以内には連絡しましょう。

なるべく早く連絡することは企業に迷惑をかけないためにもとても重要です。

内定獲得後の保留期間について詳しく知りたい方は以下の記事を参考にしてください。

【内定の保留期間ってどのくらい?】保留期間を伸ばす方法とトラブルの対処法について紹介

2021.05.04

(3)連絡する時間帯に気をつける

連絡する時間帯に気を付けることも重要です。

企業の担当者にも時間スケジュールがありますので、深夜や早朝などは避けるべきです。

また、時間帯に気を付けることで電話やメールがすぐにつながりやすいというメリットもあります。

一般的には、午前中なら10時半以降、午後なら14~16時頃が良いとされています。

メールの場合であれば、営業時間内であれば特に時間帯を気にする必要はありません。

連絡する時間帯は見落としがちですが必ず押さえておきたいマナーです。

(4)内定承諾後には辞退できない

内定承諾後に内定を断ることはマナー違反とされています。

企業からの内定通知後には内定承諾書の提出を求められますが、これを提出した後に内定を辞退することは基本的に不可能です。

内定承諾書を提出すると企業側は採用活動の停止や入社後の準備を進めていくことが多いので、企業に大きな迷惑をかけることになります。

承諾書提出後も必ず辞退できないというわけではありませんが、企業への迷惑だけでなく自身の悪印象にもつながるのでなるべく避けましょう。

内定承諾後の辞退はなるべくしないようにしましょう。

(5)とにかく誠実に

実際に断りを伝える際には、とにかく誠実な態度でいることが重要です。

やはり一番重要なのは、企業があなたにかけたコストや共に働きたいという気持ちへの感謝とお詫びの意を示すことです。

内定を出すまでに至った採用候補者には、企業は多くの時間と費用を費やしています。

「内定辞退を伝えることで悪く言われないか不安」「内定を断るのは気まずい」と自分にフォーカスを当てるのではなく、相手のことを考えるのが重要です。

誠実さを伝えるためには以下の点に留意すると良いです。

  • はきはきとしゃべる
  • 質問された場合はその内容に対してはぐらかさない
  • 声のトーンはやや下げる

誠実な態度をもって感謝の意を伝え、気持ちよく内定を辞退しましょう。

2.【手段別】内定を断るときの例文

ここでは、内定を断るときの例文を電話・メールの手段別で紹介します。

電話とメールでは「感情などの文言内容以外の情報を伝えられるか?」というポイントで例文がやや分かれてきます。

全く同じ例文というわけではないので、それぞれしっかりチェックしましょう!

(1)電話で断る場合

電話で断るときの例文

(電話に出た方が担当者と異なることが多いので)
お世話になっております。先日内定の通知をいただきました◯◯(氏名)です。
採用担当の◯◯さまはいらっしゃいますでしょうか。

ーー担当者に代わるーー

こんにちは、お世話になっております、◯◯(氏名)です。
この度は内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございました。
大変申し上げにくいのですが、検討の結果、御社よりいただきました内定を辞退させていただきたいと思いご連絡いたしました。

本来ならば直接お詫びに伺うべきですが、取り急ぎお電話で連絡いたしました。
御社には大変ご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございません。
何卒よろしくお願いいたします。

電話で内定辞退の連絡をするときは、慌てることのないように入念に準備しておくとよいです。

電話での内定辞退の連絡はメールと違って考える時間がないため、事前の準備が成否を分けます。

特に準備しておくべきポイントは以下です。

  • 担当者と違う方から担当者に代わってもらう際の応対
  • 内定辞退の意を伝える前の内定に対するお礼
  • 電話で申し訳ないということの伝え方
  • 内定辞退の理由

最後の内定辞退の理由については上記の例文ではありませんが、上記の流れの後に高確率で聞かれるため必ず準備しておきましょう。

入念な準備のもと、内定辞退の電話に挑みましょう。

(2)メールで断る場合

メールで断るときの例文

件名:内定辞退のご連絡 (◯◯…自分の氏名)
本文:◯◯株式会社 採用担当 ◯◯様
お世話になっております、先日採用通知をいただきました◯◯(氏名)です。
(夜遅くなどのメールであれば、「夜分遅くに失礼します。」などの断りも忘れない)

この度は内定のご連絡、誠にありがとうございました。
このような嬉しいお知らせをいただきながら、誠に恐縮なのですが、検討の結果、内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
(何か内定辞退の理由を述べる)
本来であれば貴社にお伺いし、お詫びを申し上げるべきですが、メールでのご連絡となるところを何卒ご容赦いただきたく存じます。
末筆ながら、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。

———————————————-
・名前
・住所
・電話番号
・メールアドレス
———————————————-

メールで内定辞退の連絡をする場合、伝えたい内容をすべて伝えないと何度も折り返してメールをすることになります。

繰り返してメールをするのは気まずいと考えるなら、必要な内容をすべて網羅して簡潔に伝えましょう。

メールで内定辞退するときのポイントは以下です。

  • 件名に自分の名前を入れる
  • (できれば)事前に電話し、電話が繋がらなかったことを伝える
  • 内定辞退の理由など伝え漏れがないようにする
  • メールでの連絡になってしまったことについての断りを入れる
  • 最後に名前や電話番号などの連絡先を入れるのを忘れない

メールでの連絡は伝え漏れがないようにすることが大事です。

メールで内定を断るときの例文についてより詳しく知りたい方は以下の記事を参考にしてください。

内定辞退の連絡はメールのみでOK?メールの書き方と伝え方のポイント

2021.05.07

3.内定辞退の成功&失敗体験談

ここでは、実際に内定辞退を経験した先輩方の体験談を紹介します。

上手く円満に内定辞退できた体験談は参考に、失敗してしまった体験談は自分は同じ過ちを犯さないようにしましょう。

実際の体験談を聞くことで、自分の場合にも落とし込みやすくなりますよ!

(1)入念に準備して電話で。感謝の意を伝えることを意識

電話で内定を断る連絡をしました。
正直、内定を断るのがとても気まずくて電話をするのも嫌でした。このまま音信不通になってしまおうかとも考えていました。しかし、ただ気まずいという自分勝手な理由で連絡をしないことのほうがだめだと思い、すぐに電話連絡の準備を始め、電話しました。
電話の内容やトーンについては、はきはきと、そして「自分に多大な時間やコストを割いてくれたことへの感謝」を伝えることを意識しました。その結果、担当者の方にも「素早い連絡ありがとう。残念ではあるけれど、これからも違う場所でも頑張ってほしい」と激励の言葉を頂きました。互いに気持ちよく終えることが出来ました!

上記は連絡を気持ちよく終えることのできた体験談です。

  • なるべく早く連絡する
  • 誠意を持って感謝の意を伝える
  • できる限り電話で連絡する

といった押さえるべきポイントを的確に押さえられており、上手な成功体験談と言えるでしょう。

「自分が採用担当側だったらどう感じるか?」という観点から電話連絡の準備を進めていくと準備はやりやすく

(2)特に内定辞退の理由を考えておかなかったら、聞かれてあたふた

ある業界に絞って就活を進めていました。その中で、第二希望の企業に最初に内定を頂くことが出来ました。しかし、その後ありがたいことに第一希望の企業からも内定を頂くことが出来ました。
そこで、第二希望の企業には申し訳ないのですが内定辞退の連絡をすることに。辞退の理由が「第二希望だったから」のみだったので特に考えずに電話で連絡しました。すると、今振り返ると当然なのですが辞退の理由を聞かれあたふた。「御社は第二希望だったからです」なんて言えるわけもなく…。言葉に詰まってしまった結果、担当の方にもやや不審がられてしまいました。
怒られることはありませんでしたが、もっとしっかり準備してから連絡するべきだった!

事前の準備が甘かったために慌ててしまったパターンです。

特に、辞退の理由は一番と言ってもいいほど重要ですので必ず考えてから挑みましょう。

「辞退の理由が思いつかない!」「角の立たない辞退の理由を用意したい!」という方には、以下のオーソドックスな理由5選がおすすめです。

  • より志望度が高い他社から内定をもらった
  • 希望していた職種ではなかった
  • 志望業界が変わった
  • 勤務地や給料など条件の折り合いがつかなかった
  • 家庭の事情

それぞれの理由については以下の記事で詳しく紹介しているので合わせてご覧ください。

【理由ごとに例文紹介】内定辞退に使える理由5選と伝え方のポイント

2021.04.26

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マナーの向上と同様に大事なのが、自己分析です。

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まとめ

この記事では内定を断る際の押さえておくべきマナー、手段別の断る際の例文、実際の先輩たちの内定辞退の成功&失敗談を紹介しました。

内定を断るときにはなるべく電話で連絡し、誠意を持った対応を心がけることがポイントです。

自身のためにも企業のためにも、内定辞退を上手にすることで気持ちよく就活を終えましょう!

内定獲得後の流れについて詳しく知りたい方は以下の記事を参考にしてください。

内定もらったらどうすれば良いの?内定獲得後の流れや辞退方法について紹介

2021.05.04

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